Chúng tôi tra cứu các đặt phòng đã làm thủ tục nhận phòng từ hệ thống quản lý khách sạn (Cloudbeds), và khách sẽ đăng ký bằng số phòng và họ của mình. Đây là phương thức xác thực đơn giản nhất trong số các phương thức này — chỉ cần một chìa khóa — và đây cũng là phương thức mà thông tin quan trọng nhất là việc gọi phòng.
Cloudbeds Đây là hệ thống riêng của cơ sở lưu trú. Chúng tôi kết nối với hệ thống này; đây là sản phẩm của họ, không phải của chúng tôi. cloudbeds.com ↗
Trong khoảng thời gian bạn đã thiết lập — mặc định là năm phút — chúng tôi sẽ gửi yêu cầu đến Cloudbeds để lấy danh sách các đặt chỗ hiện đã làm thủ tục, và kết quả trả về sẽ trở thành danh sách mà trang đăng nhập dùng để đối chiếu.
Cloudbeds trả về kết quả theo từng trang một, và thuộc tính “busy” (đang bận) trong quá trình chuyển đổi có độ dài hơn một trang. Chúng tôi đọc từng trang một, do đó, khách ở phòng có số cao nhất cũng đăng ký dễ dàng như khách ở phòng có số thấp nhất.
Đây là một cuộc thăm dò ý kiến chứ không phải bản tin trực tiếp: Cloudbeds chỉ đưa ra câu hỏi chứ không phải đưa ra thông tin cho chúng ta. Hãy đặt khoảng thời gian là một phút nếu một phút là quan trọng.
Hệ thống này sẽ hỏi ý kiến chúng ta thay vì ra lệnh — cứ sau năm phút ngay từ khi bắt đầu sử dụng, và có thể lên đến mỗi phút một lần nếu bạn muốn.
Không yêu cầu thông tin về mức giá, hóa đơn, thông tin thẻ thanh toán hay số hộ chiếu. Những thông tin đó chỉ nên được cung cấp tại quầy lễ tân, chứ không phải trên cổng đăng nhập Wi-Fi.
Khách chỉ cần nhập số phòng và họ của mình là có thể truy cập ngay. Không cần email, không cần điền biểu mẫu, không cần trả lời câu hỏi nào. Quyền truy cập sẽ hết hiệu lực khi khách làm thủ tục trả phòng cộng thêm thời gian ân hạn của cơ sở lưu trú, và hệ thống sẽ ngắt kết nối nếu khách trả lời sai sau năm lần thử.
Đó là điều có chủ ý, và chính điều đó mới là lý do duy nhất để kết nối hệ thống quầy lễ tân. Khách của bạn đã đứng trước quầy lễ tân của bạn một giờ trước và xuất trình hộ chiếu. Yêu cầu họ phải xác minh danh tính một lần nữa trên một trang web, với địa chỉ email và ô đồng ý, là một sự xúc phạm được ngụy trang khéo léo. Thông tin chi tiết mà bạn biết về vị khách đó đến từ hệ thống vốn đã biết rõ về họ, và mỗi phiên đăng nhập đều liên kết trực tiếp với đặt phòng mà bạn đã lưu trữ.
Một danh sách ngắn, và rất đáng đọc trước khi bạn bắt đầu.
Chi phí. Dịch vụ này được cung cấp trong gói Hotel, bao gồm một kết nối tại quầy lễ tân. Nội dung của từng gói →
Việc kết nối Cloudbeds sẽ cho chúng ta biết ai đang lưu trú tại đây. Thiết bị Wi-Fi của bạn chính là yếu tố quyết định việc khách có bị giữ lại ở trang đăng nhập hay không và sau đó có được phép truy cập hay không — còn việc thủ tục trả phòng có khiến khách bị ngắt kết nối ngay lập tức hay không thì lại phụ thuộc vào thương hiệu của thiết bị.
Có 40 loại thiết bị, mỗi loại có những tính năng riêng, các điều kiện tiên quyết cần đáp ứng, và việc thanh toán có kết thúc phiên làm việc hay phiên đó sẽ tiếp tục cho đến khi hết thời gian quy định. Các bộ giải pháp mà hầu hết các khách sạn đang sử dụng: Aruba, Ruckus SmartZone, Cisco Meraki, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, TP-Link Omada, MikroTik, cùng các cổng kết nối dành cho khách sạn Nomadix và Antlabs InnGate.
Điều gì xảy ra từ lúc khách kết nối với mạng Wi-Fi cho đến khi truy cập vào trang chào mừng của bạn, giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu, kèm phần kỹ thuật dành cho người quản trị mạng.
Các hệ thống quầy lễ tân khác, các dịch vụ Wi-Fi, các công cụ gửi thư và các hệ thống CRM — cùng với lộ trình phát triển cho một hệ thống sẽ không bao giờ có một trình kết nối riêng mang tên mình.
Đăng nhập bằng số phòng và họ của khách, hệ thống sẽ đối chiếu với danh sách khách lưu trú được lưu trữ tại Cloudbeds, và duy trì kết nối cho đến khi khách làm thủ tục trả phòng cộng thêm thời gian ân hạn mà bạn đã thiết lập. Không cần mật khẩu, không cần email, không cần điền biểu mẫu.
Trong vòng vài phút. Yêu cầu Cloudbeds được thực hiện theo lịch trình do tài sản đó thiết lập, mặc định là năm phút, do đó, một khách vừa mới làm thủ tục nhận phòng có thể phải chờ đến lượt kiểm tra tiếp theo.
Danh sách nội bộ: số phòng, họ, mã đặt phòng, ngày trả phòng, quốc tịch và ngôn ngữ, nơi lưu trú. Không có thông tin về giá, hóa đơn, thông tin thẻ thanh toán và số hộ chiếu.
Được cung cấp trong gói dịch vụ Khách sạn, bao gồm một kết nối tại quầy lễ tân.
Có bao nhiêu phòng, trong tòa nhà có những thiết bị Wi-Fi nào, và liệu có ai tại chỗ phụ trách mạng hay không. Như vậy là đủ để có được câu trả lời rõ ràng.
